Documenten opslaan op een lokale server – dát is niet meer van deze tijd. En hoewel je er tot 2020 nog mee wegkwam, is het sinds de pandemie echt een no-go. Want om effectief te kunnen thuiswerken én niet verloren te raken in een wirwar aan documentatie, heb je een cloudoplossing nodig, zoals Qwoater, Hyarchis, Google Drive of SharePoint.
De kans is groot dat jij uit dit bovenstaande lijstje voor SharePoint koos. Deze Microsoft-oplossing is één van de meest bekende cloudoplossingen voor documentbeheer. En niet voor niets! De mogelijkheden van SharePoint zijn enorm groot. Zó groot zelfs, dat jij misschien nog niet het onderste uit jouw pakket haalt. In dit artikel geven we je daarom zeven tips om jouw SharePoint-omgeving optimaal te benutten!
1. Documentenbibliotheek
Hartstikke handig, dat je in SharePoint tegelijk kan werken aan bestanden. Maar soms wil je een bestand gewoon éven voor jezelf hebben. In dat geval kun je een bestand uitchecken, oftewel: lenen uit jouw bibliotheek. Dit bestand is dan tijdelijk niet beschikbaar voor je collega’s of klanten, terwijl jij hem on- of offline bewerkt. Klaar? Dan zet je jouw nieuwe versie terug in de bibliotheek. Handig voor de workaholic die in het vliegtuig naar zijn vakantiebestemming tóch nog wat werk wil verzetten.
2. Metadata toevoegen
Dat je de naam en bewerkdatum van een bestand kan zien, dat weet je waarschijnlijk wel. Maar wist je ook al dat je hieraan zelf kolommen kunt toevoegen? Door het toevoegen metadata aan jouw bestanden, kun je bijvoorbeeld een status of medewerker aan het project hangen. Wanneer je klikt op “kolom toevoegen”, kies je bijvoorbeeld voor “persoon” of voor “keuze”. Ga je voor die laatste optie, dan kun je zelf invullen welke keuzeopties jij en jouw collega’s kunnen kiezen.
3. Koppeling met een CRM-systeem
Wil jij het maximale halen uit jouw SharePoint-omgeving? Koppel deze dan met jouw CRM-pakket. Simplicate en Tess zijn bijvoorbeeld CRM-systemen die je gemakkelijk koppelt aan je SharePoint-omgeving, waardoor je al jouw data centraal opslaat. Koppel je ook Hix hiermee? Dan worden al jouw facturen, getekende jaarrekeningen, geaccordeerde aangiften én meer, centraal opgeslagen in jouw SharePoint.
4. Snel bewerken
Iedereen die weleens werkt met Excel, weet dat je data kan verslepen of uitbreiden van cel naar cel. Maar SharePoint-gebruikers opgelet – SharePoint heeft deze functie namelijk ook! Wanneer je binnen een map of folder kiest voor “snel bewerken”, bekijk je jouw documenten in een Excel-achtige weergave. Binnen deze weergave kun je de metadata uit jouw eigen kolommen uittrekken en verspreiden over jouw bestanden. Dat scheelt je een hoop muisklikken!
5. SharePoint gebruiken als DMS
Jouw SharePoint inrichten en gebruiken als een volwaardig documentmanagementsysteem (DMS)? Dat kan, maar het is veel werk en daardoor zéker niet voor iedereen weggelegd. Gelukkig bieden partijen zoals Like-IT en Irrus hiervoor een goede oplossing. Wat daar zo handig aan is? Nou, wanneer jij bijvoorbeeld een nieuwe klant aanmaakt in jouw CRM, maken zij hiervoor automatisch een map aan binnen SharePoint. Zo staan jouw documenten altijd netjes op de juiste plek!
Tip: Koppel je LikeIT met Hix? Dan wordt het ondertekenen van documenten met Hix Signing nóg makkelijker. Dit doe je namelijk direct vanuit SharePoint!
6. Templates toevoegen
Ben jij het zat om steeds maar weer dezelfde documenten op te maken? Of lukt het jouw collega’s maar niet om een nette jaarrekening of een keurig rapport op te stellen? Geen punt. Maak een document op in jouw huisstijl en sla hem op als template. Zo zijn jij en jouw collega’s geen tijd meer kwijt aan de opmaak van documenten én stroomlijn je in een klap ook de opmaak van jouw bestanden. Handig!
7. Koppel áltijd je SharePoint (of andere DMS-oplossing)
Last but not least… Dat SharePoint enorm handig is, is jou inmiddels wel duidelijk. Door jouw SharePoint te koppelen aan ál je programma’s, zorg je dat je altijd toegang hebt (en houdt) tot al jouw data. Oók als je overstapt van de ene tool, op de andere. Doe je dit niet? Dan loop je de kans dat bedrijven een (behoorlijke) toeslag vragen voor het beschikbaar stellen van jouw data.
Tip: Heb jij jouw SharePoint niet gekoppeld met Hix? Geen zorgen – bij ons krijg je jouw data gewoon gratis. Wel zo netjes, toch?
SharePoint x Hix
In onze ogen is SharePoint een onmisbare tool voor ieder kantoor – in de accountancybranche én daarbuiten. Voorál als je nog geen gebruikmaakt van een DMS-oplossing. En om jouw werk nog makkelijker te maken, koppelt onze software naadloos met SharePoint. Benieuwd naar de mogelijkheden van deze koppeling? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. We vertellen je graag meer over onze handige softwareoplossingen!
