Bellen of ellenlange mailconversaties? Daar loopt Jan IJlenhave, zelfstandig boekhouder en bedrijfsadviseur, niet warm voor. Hij gaat gewoon bij al zijn klanten op bezoek. Want juist dat persoonlijke contact is volgens hem superbelangrijk. Hoe hij hier de tijd voor heeft? Door slimmer te werken, met de tools van Hix. Want hij zit dan al 25 jaar in het vak, Jan is een echte koploper als het gaat om innovatie en digitalisatie.
Kwart eeuw aan kennis
Na zijn studie Agrarische Economie heeft Jan één aspect laten vallen, want in de agrarische sector vind je hem niet meer. Daarentegen heeft hij zich de afgelopen 25 jaar economisch doorontwikkeld. Sinds vijf jaar zet hij deze kennis in als CijferMeester (een overkoepelende organisatie van 60 Nederlandse administratiekantoren) in Borger: “Als bedrijfsadviseur wil ik in contact staan met degene aan het roer. Geen directie-overleggen of lange doorlooptijden, maar snel schakelen. Ik wil mijn klanten kennen, weten wát iemand beweegt en wat er speelt in een bedrijf. Daarom ga ik altijd bij mijn klanten langs: van een bakker tot ZZP’er of bouwbedrijf.”
De keuze om als CijferMeester aan de slag te gaan, was bewust: “Hier heb ik de vrijheid om te ondernemen, maar de voordelen van een groot administratiekantoor. Zo zijn werkwijzen gewaarborgd, kan iemand invallen als ik ziek ben, geniet je van inkoopvoordelen en word ik uitgenodigd voor interessante trainingen. Mijn 60 collega’s zitten verspreid door heel het land, maar ik kan met een vraag of voor advies altijd bij iemand terecht.”
Digitale snelweg
Grote ordners en volle archiefkasten? Die vind je niet bij Jan. Hij zit dan wel al jaren in het vak, digitalisatie is voor hem een must. Jan werkt, zoals hij zelf zegt, alleen met klanten via de digitale snelweg: “Klanten willen weten waar ze staan. Ze hebben behoefte aan snel inzicht in cijfers om juiste beslissingen te nemen. Die snelheid creëer je alleen als je volledig online werkt. Niet alleen mijn klanten profiteren hiervan, ik vind dit zelf ook prettig.”
Jan werkt niet alleen volledig online, hij is ook altijd zoekende naar slimme werkwijzen: “Tijd te kort? Nee, dat ken ik niet. Ik vind het een kwestie van managen en het jezelf makkelijker maken. De tijd die ik win, met tools als die van Hix, besteed ik nu aan een extra bezoek naar een klant. Dat is voor mij en voor mijn klanten heel waardevol.”
Tijdswinst en veiligheid
In september 2021 draaiden een aantal CijferMeesters mee in de pilot van Hix. Ook Jan was meteen van de partij: “De onboarding liep op rolletjes. We hadden een dag met alle betrokken pilot-kantoren, hier werden features uitgelegd en kregen we één op één begeleiding van Mark ter Steege – Customer Success Manager bij Hix. En ook nu staat de helpdesk altijd klaar. Als ik een vraag of probleem heb, wordt dit snel opgelost.
Voorheen was ik voor de aangifteperioden dagen bezig om alle ontbrekende facturen op te vragen bij klanten. Nu regel ik dit in een paar uur. Ook mijn collega-CijferMeesters zagen direct de voordelen: het levert je enorm veel tijd op en het is bovendien heel veilig. Vroeger deelde ik jaarstukken en loonheffing-rapportages via de mail. Tegenwoordig deel ik dit via de beveiligde omgeving van Hix. Klanten loggen vervolgens in met een code die naar hun mobiel wordt gestuurd. Handig, snel én stukken veiliger.”
Stap voor stap naar efficiëntie
Ook de klanten van Jan profiteren van Hix: “Ze keuren de belastingaangiften goed in de applicatie. Vervolgens betalen ze direct met de iDEAL-link. Na de betaling worden de documenten automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Dan staat het netjes in het systeem van mijn klanten en ook in mijn eigen boekhoudpakket. Voorheen klopten de omschrijvingen vaak niet en stond er enkel ‘Belastingaangifte’. Nu staat overal meteen de juiste beschrijving ingevoerd: ‘Belastingaangifte Q1 2022’.
De administratieve lasten zijn flink verminderd voor Jan. “Hierdoor gaan jaarstukken eerder naar klanten. Mijn streven is om aankomend jaar de conceptstukken voor 1 juli bij de klant te hebben. Want wat we als boekhouders opstellen, is eigenlijk geschiedenis. Hoe eerder we dit bij de klant hebben, hoe bruikbaarder het voor ze is.” Jan werkt stap voor stap steeds slimmer. Zo heeft hij plannen om komend jaar ook met Hix Login te werken: “Mijn klanten worden gek van alle wachtwoorden van diverse pakketten, Hix Login is hier natuurlijk een slimme oplossing voor. Komend jaar ga ik de mogelijkheden ontdekken. Voor nu is dit nog even toekomstmuziek.”
Wil jij ook slimmer werken met de modules van Hix?
Ontdek hier hoe het werkt én start tegelijkertijd je gratis proefperiode.
