Administratie- en belastingadviesbureau Rosier Bijl van Kan (RBvK) is gestart in 1987. Sinds 2014 is Jon Hulst, inmiddels samen met drie anderen, vennoot. Met een team van 18 man verzorgen ze de financiële administratie, aangiften en jaarrapporten van ruim 900 klanten in het kleinbedrijf. Daarnaast is fiscaal advies en de financiële planning in vertrouwde handen bij RBvK. Doordat ze werk automatiseren, houden ze tijd over voor een persoonlijke samenwerking met de klant. “We kennen ze allemaal bij naam, voor ons geen nummers”, lacht Jon. Hoe ze dit realiseren dankzij software van Hix? Jon vertelt je er graag meer over.
Korte lijnen, goed advies
Jon begon in 2012 bij het bureau als belastingadviseur. Inmiddels houdt hij zich als vennoot bezig met het reilen en zeilen van de organisatie en geeft hij veel advies: “Van bakkers en slagers tot tennisverenigingen en fysiopraktijken: ons klantportfolio kent een goede mix. In het kleinbedrijf sta ik in direct contact met de ondernemer zelf – de mensen die het budget beheren en de beslissingen nemen. Mede hierdoor komen veel financiële vraagstukken langs, zowel zakelijk als privé: is een overname een slimme keuze of hoe kan ik het beste mijn pensioen regelen? Die korte lijnen maken mijn werk interessant.”
Of de 900 klanten zich in de komende jaren verdubbelen? Daar is Jon duidelijk over: “Meer, meer, meer is voor ons geen doel. We gaan niet voor de hoogste omzet, de kwaliteit van ons werk en advies is veel belangrijker. Dus als we de komende jaren meer klanten gaan bedienen, moeten we ook zorgen voor extra geschikt personeel.”
Volop automatiseren
Automatisatie is voor Rosier Bijl van Kan en haar klanten geen onbekend begrip. Een paar jaar terug implementeerden zij nieuwe administratiesoftware en vlak daarna Scan & Herken software. “Klanten scannen nu een bonnetje in en wij verwerken het meteen in de administratie. Hoe makkelijk is dat. Voor onze klanten en voor mijn collega’s zorgt dit voor een grote tijdswinst.”
En als je eenmaal begint met automatiseren, smaakt het snel naar meer. Dus startten ze twee jaar geleden met Hix. “Met Hix Login log ik in één keer in bij alle administratie- en boekhoudpakketten. Dat levert niet alleen veel tijd op, het is ook een stuk veiliger dan voorheen. Sinds kort communiceren we ook met onze klanten via Hix. Zo delen we veilig de belastingaangiften en omzetbelastingen. Klanten loggen in met SMS- verificatie en betalen eenvoudig via iDEAL. Dit bespaart niet alleen tijd, maar is ook een stuk eenvoudiger.”
Veiliger dan pen en papier
Tien jaar geleden stond Jon met alle gedrukte jaarrekeningen bij de brievenbus. Nu werkt nog maar 5 procent van zijn klanten met papier. De rest wordt allemaal veilig, digitaal verstuurd via Hix: “Die veiligheid is voor ons een grote geruststelling. Alles wordt opgeslagen in een beveiligde database en het is eenvoudig terug te vinden. Via de post raakten we jaarlijks soms wel 2 jaarrekeningen kwijt… Dat is met Hix verleden tijd.”
Snelle support
Door dezelfde mentaliteit was de klik er tussen beide partijen vrijwel meteen. “Via één van onze andere softwareleveranciers werd Hix aangeraden. Na het eerste gesprek hadden we meteen een klik. Ik vind het bijzonder om te merken dat ze zo snel reageren op onze vragen of problemen. Bij veel leveranciers moet je eerst een ticket inschieten en dan een paar dagen wachten op antwoord. De supportafdeling van Hix staat eigenlijk altijd voor ons paraat met een oplossing.”
De eerste grote automatiseer-stappen zijn gezet. Rosier Bijl van Kan gaat de komende tijd kijken naar het verder automatiseren van loonheffing-aangiftes en autorisaties. “Verder is een belangrijk punt dat we klanten willen blijven verrassen. Of ze nou nog minder tijd kwijt zijn met de administratie of nog beter en scherper advies. Want uiteindelijk is dat wat het verschil maakt voor klanten: een juist advies, gespecificeerd op hun situatie.”
Wil jij ook tijd besparen met de modules van Hix?
Ontdek hier hoe het werkt én start tegelijkertijd je gratis proefperiode.
