“Niet alles aan boekhouden is heel moeilijk. Er komen veel herhalende handelingen bij kijken – zoals mailtjes en herinneringen sturen. Waarom zou ik dit zelf doen, als dat niet nodig is?” Aan het woord is Wilfried Kok, mede-eigenaar van administratiekantoor Cijfers die Tellen.
Al jaren zet hij in op het digitaliseren en automatiseren van zijn kantoor, zodat hij zelf geen repetitief werk hoeft te doen en zich in plaats daarvan kan concentreren op dat wat hij leuk vindt: samen met ondernemers een deep-dive nemen in hun financiën. Hoe hij onze modules daarvoor inzet? En hoe hem dit bevalt? Daarover vertelt hij alles in dit interview.
Cijfers die Tellen
Wilfried werkt al acht jaar bij Cijfers die Tellen, samen met partners Mischa en Bob. Hij vertelt: “Vanaf kinds af aan wist ik al dat ik iets met cijfers wilde doen. Rekenen vond ik altijd leuk, dus tja – één en één is twee. Ik ben bedrijfseconomie gaan studeren en ging daarna aan het werk als financieel analist bij Polaroid.
Ik realiseerde me al snel dat een bedrijf mij de meeste energie gaf op het punt dat alles nog niet in kannen en kruiken was. Loopt het allemaal op rolletjes? Dan is de uitdaging eruit. Daarom ben ik toen voor mezelf begonnen als boekhouder – een rol waarin ik andere ondernemers continu kan helpen tijdens dat proces om alles op rolletjes te krijgen.”
Energie uit onderzoeken
Tijdens dat proces helpt Wilfried ondernemers om te achterhalen waar ze staan en waar ze heen willen. “Het liefst ga ik met ze in gesprek over de cijfers. Ik ga dan op onderzoek uit om te achterhalen wat de cijfers mij vertellen.” Maar de conclusies en adviezen die daaruit rollen? “Daar loopt mijn collega dan weer warm van, haha. Ik houd meer van de duidelijkheid die de cijfers mij geven”, vertelt hij.
Slimme herkenning
Daarnaast houdt hij zich ook bezig met het optimaliseren van de processen binnen zijn kantoor. Zo veel mogelijk processen geautomatiseerd laten verlopen, is daarbij zijn uitgangspunt.
“Kijk. Boekhouden is niet zo moeilijk, dus waarom zou ik dat zelf doen? Met behulp van Yuki wordt 85% van alle documenten en banken bijvoorbeeld automatisch herkend. Wij zien die niet eens meer – die komen gewoon vanzelf op de juiste plek te staan. Dat is toch ideaal? Ik snap niet dat er nog kantoren zijn die hiervan geen gebruikmaken.”
Procesoptimalisaties
Een ander voorbeeld van zo’n slimme procesoptimalisatie? Wilfried vertelt: “Vroeger ging een btw-aangifte bijvoorbeeld wel automatisch van Exact naar de belastingdienst, maar vervolgens moest ik handmatig een mailtje typen naar mijn klant met daarin het bedrag en het betalingskenmerk. Dat was enorm foutgevoelig en kostte me ook nog eens tijd. Ik snap dat niet, waarom was ik daar zo druk mee?
Met Hix hebben we dat proces geautomatiseerd. Dankzij Hix Docs worden die mailtjes, inclusief iDEAL-link, automatisch verstuurd naar mijn klanten. En ik merk nu al het verschil: het merendeel van die mailtjes is al binnen vijf minuten betaald! Gebeurt dat niet? Dan stuurt Hix automatisch een reminder – ook daar ben ik dus niet meer druk mee.”
Hix: de hele rambam
Maar… Hix Docs was niet de eerste module waarmee Wilfried van start ging. “Het begon allemaal bij Hix Login, in 2019. Daarvoor werkte ik met allerlei verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden in LastPass, maar dat vroeg gewoon té veel handelingen. Dankzij Hix Login kunnen zowel mijn klanten als ik en mijn collega’s makkelijker en centraler inloggen in onze applicaties. Dat scheelt een hoop tijd én en hoop telefoontjes omdat mensen hun gebruikersnaam of wachtwoord vergeten zijn.”
Natuurlijk zag hij in de loop der jaren ook van alles voorbijkomen over onze andere modules: Hix Docs, Questions en Signing. “Maar eerlijk gezegd dacht ik: ‘Login, dát kunnen ze. De rest zal dan toch nooit zo goed zijn?’ Tot ik op een gegeven moment zóveel reviews hoorde en tips kreeg om er toch eens naar te kijken, dat ik het niet langer kon negeren. En gelukkig maar – ik ben er heel tevreden over!”
Samenwerken met Hix
Inmiddels maakt hij gebruik van Login, Docs en Signing en staat Questions op de roadmap voor later dit jaar. “Het is hele intuïtieve software, enorm makkelijk in gebruik. Dat merk ik aan alles: mijn collega’s zijn er blij mee want het scheelt ze een hoop handelingen. En mijn klanten reageren en betalen nóg sneller. Daarnaast is het betaalbaar en de supportafdeling reageert erg snel. In mijn ogen, is dat het allerbelangrijkste.”
Start met Hix in jouw kantoor
Wil jij ook jouw werk uitvoeren met meer gemak? Zonder herhalende, handmatige en foutgevoelige handelingen? En tegelijkertijd een grote stap zetten in je klanttevredenheid? Ontdek dan op onze website hoe onze modules je daarbij helpen of boek direct een persoonlijke, online demo van een halfuur.
