Als je het ons vraagt, zijn vraagposten de Bermudadriehoek waar jouw uren verloren gaan. Want zoals een schip de Bermudadriehoek invaart en kapseist, zinkt of van de radar verdwijnt, gebeurt dat namelijk óók met jouw tijd wanneer je aan de vraagposten begint. En voor je het weet zit je ‘s avonds laat in een verlaten kantoor. Al je collega’s gingen uren geleden al naar huis, maar jij was nog druk aan het uitpluizen welke bonnetjes je klant nou wel en niet had ingeleverd.
Kortom: door die vraagposten gaan jouw uren verloren en die tijd krijg je nooit meer terug. Net als dat schip wat nietsvermoedend de Bermudadriehoek in voer. Herkenbaar? Dan is het nu tijd om de mythe van de Bermudadriehoek voor eens en voor altijd te ontkrachten. Dat tijdverlies zit ‘m namelijk niet in de vraagposten an sich, maar in het gebrek aan automatisering in het proces hier omheen. Benieuwd hoe je dit proces binnen no-time optimaliseert? Lees dan snel verder.
Jagen op antwoord
Het klinkt zo simpel: ‘vraagposten’. Toch is ‘jaagposten’ misschien een betere naam. Want wanneer kreeg jij voor het laatst direct antwoord op een vraagpost, zonder je klant achter de vodden aan te moeten zitten? Wat was de laatste keer dat je níét door oude e-mails hoefde te spitten om ontbrekende bonnetjes te verzamelen?
Dat is niet meer van deze tijd. Jagen en verzamelen hoort namelijk bij de oermens, niet bij de accountant. Daarom ontwikkelden wij een softwaremodule die jou helpt om dit probleem te tackelen: Hix Questions.
Het overzicht bewaken
Houd jij er Excel-lijsten voor reminders en vraagposten op na, die je continu handmatig moet bijwerken? Dan heb je vast allang door dat dit niet de meest foutloze óf efficiënte manier van werken is. Maak daarom een professionaliseringsslag met Hix Questions.
Het voordeel van deze module? Het overzicht met uitstaande én beantwoordde vraagposten wordt automatisch bijgewerkt. Reminders laat je automatisch versturen. Al jouw collega’s zien in een oogopslag welke facturen en bonnen al zijn aangeleverd én welke vragen al zijn gesteld. En jouw klanten? Die hebben een nét zo duidelijk overzicht, waardoor facturen, documenten en bonnetjes sneller worden aangeleverd. En zonder dubbele vragen.
Slim documenten opslaan
En levert je klant dan éíndelijk die ontbrekende factuur aan? Dan komt deze – via jouw scan- en herkenoplossing – automatisch terecht in Hix en het boekhoudpakket. Ook met de documenten die worden aangeleverd via een vragenlijst ben jij niet langer druk. Deze komen namelijk automatisch terecht in jouw DMS, waar je ze altijd makkelijk terugvindt in de juiste klantmappen. Zo maak je een enorme efficiëntieslag op jouw werkproces en weet jij de Bermudadriehoek in de toekomst te omzeilen. (😉)
