Samen kijken naar de beste oplossingen voor de accountantskantoren
Asista is sinds 2001 betrokken bij het systeem- en applicatiebeheer bij diverse accountantskantoren. Met inmiddels 20 jaar ervaring in de branche, hebben zij zich inmiddels gespecialiseerd in het volledig werken in de cloud voor accountantskantoren. ‘Werken in nieuwe stijl’, zoals ze het zelf noemen. De missie van Asista is om de ICT omgeving van accountantskantoren te stroomlijnen en te optimaliseren.
Richard Schouten is directeur bij Asista en helpt accountantskantoren graag met het oplossen van IT gerelateerde problemen of optimalisatievraagstukken. Gezien zijn jarenlange ervaring in de accountancybranche, heeft hij ook de nodige kennis paraat als het gaat om accountancy processen.
Een grote impact met een laagdrempelige oplossing
Richard was in 2020 nauw betrokken bij het uitrollen van een nieuw klantcommunicatie portaal voor accountantskantoor Vermetten. Een accountantskantoor waarbij het accorderen en versturen van aangiftes tot 2020 op traditionele wijze verliep. De verstuurde aangiftes werden bijgehouden in een Excel sheet, geretourneerde aangiftes werden ingescand en vervolgens handmatig ingediend bij de Belastingdienst.
Om goed mee te denken met de klant, betrok Richard al gauw SecureLogin bij het optimalisatietraject. Omdat de producten van SecureLogin losstaan van de gebruikte software, waren zowel Richard als Vermetten gecharmeerd van de producten. “Omdat het met bijna alle platformen samenwerkt zonder steeds nieuwe inloggegevens te hoeven aanmaken, is het gebruik van SecureLogin heel laagdrempelig”, vertelt Richard. “We konden het daarom goed adviseren aan Vermetten. Een bijkomend voordeel was daarnaast dat de oplossing direct gekoppeld werd aan het CRM-systeem.”
Een verrassende bijkomstigheid
Na het implementeren van SecureLogin, merkten de accountants bij Vermetten snel voordelen. Aangiftes worden voortaan ingediend via het portaal en dankzij het inloggen met een sms code kan de klant tegenwoordig veilig aangiftes goed- of afkeuren. Omdat de goedgekeurde aangiftes vervolgens automatisch opgeslagen worden in het klantdossier, zijn deze direct voor elke medewerker in te zien.
Naast tijdswinst, meer overzicht en minder kosten, zijn er ook veel andere voordelen, vindt Richard. “We kunnen nu gemakkelijk bijhouden wie de aangifte ondertekend heeft en we voorkomen datalekken. Daarnaast worden gegevens nu direct opgeslagen in het klantdossier van de klant. Een bijzondere bijkomstigheid, want dat gebeurde lang niet altijd direct.”
Als echte IT’er is het voor Richard goed om te zien dat er – naast een geoptimaliseerde flow – ook een hoop nieuwe CRM data is vastgelegd. “Omdat we de goedkeuring van aangiftes nu laten lopen via SecureLogin, moet elk contactpersoon goed vastgelegd worden in het CRM inclusief mobiel telefoonnummer en e-mailadres. Hierdoor is het CRM in een paar maanden tijd enorm verrijkt met nieuwe gegevens. Dat is in de in de jaren hiervoor eigenlijk nooit goed gelukt door gebrek aan tijd. Het was een onzichtbaar probleem, maar nu zien we pas echt wat een verschil goede software met stabiele koppelingen kan maken,” vertelt Richard. Persoonlijk te werk gaan, hoort dan nu ook echt bij de werkwijze van Vermetten.
“Dankzij alle vastgelegde telefoonnummers wordt een inkomende oproep gelijk gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Met een enkele klik open je vervolgens het bijbehorende klantdossier. Die persoonlijke benadering is niet alleen goed voor Vermetten, maar juist ook voor de klanten!”
Een echt partnership
Het partnership tussen Asista en SecureLogin is uniek. Beide partijen zijn veel bezig met het optimaliseren van processen bij accountantskantoren, een echte toegevoegde waarde voor de branche.
“We zullen de producten van SecureLogin altijd adviseren bij onze klanten. Of het nou om het accorderen van aangiftes, of de nieuwe module vraagposten gaat. Onafhankelijk van een boekhoudpakket een toegevoegde waarde kunnen leveren is iets wat erg waardevol is in deze branche,” sluit Richard af.
