Is jouw kantoor helemaal up-to-date wanneer het gaat om digitalisering en automatisering? Ben jij klaar voor de toekomst, of loop je achter op jouw concurrentie? En nam jouw accountantskantoor al flinke stappen, maar spelen er nog een aantal randzaken waarbij de minuten je ontglippen? Weet je dat de efficiëntie nóg verder omhoog kan, maar weet je nou niet precies waar dat tijdslek zit?
Lees dan gauw verder, want dit zijn de vijf signalen die aangeven dat je achterloopt in jouw accountantskantoor!
1. Documenten printen, tekenen en scannen
Het is tijd om een jaarrekening te ondertekenen. Herken jij dan het volgende scenario? Je print het document uit, tekent en scant ‘m en stuurt hem op naar de klant. Die op zijn beurt het document weer print, tekent, scant en terugstuurt.
Dit is natuurlijk niet efficiënt en stiekem een tikkeltje ouderwets. Ook kost dit jou en jouw klanten veel onnodige handelingen. Helaas zien we dit toch nog té vaak gebeuren. Tegenwoordig kan dit gelukkig een heel stuk sneller, bijvoorbeeld door gebruik te maken van simpele ondertekentools. Zo bespaar je op een hele eenvoudige manier een hoop tijd!
2. Data invoeren, invoeren en nog eens invoeren
Werk jij met verschillende systemen voor je boekhouding, jaarrekeningen én aangiftes? Dan houd je op al deze plekken data bij, zoals adresgegevens en financiële informatie. Als deze platformen niet zijn gesynchroniseerd, moet je een simpele adreswijziging misschien op wel zeven plekken doorvoeren.
Dit kost niet alleen tijd, het is ook enorm foutgevoelig. Want wat als je één platform vergeet en er nu verschillende informatie in de systemen staat? Hoe weten jouw collega’s welke data dan klopt? En wat als een belangrijk document door een typefout niet op Kerkstraat 26 maar op Kerkstraat 62 wordt geleverd? Gelukkig zijn er tegenwoordig ook hier tools voor op de markt die precies deze problemen voorkomen, maar daarover later meer.
3. Vraagposten verzamelen in Excel
Verzamel jij nog steeds vraagposten en andere overzichten in Excel? Ook dit is een proces wat flink wat fouten kan opleveren – en fouten kosten tijd. Deze foutgevoeligheid ontstaat doordat je alles met de hand invoert en er geen geautomatiseerd systeem achter zit.
Natuurlijk is het slimmer als jouw data automatisch wordt geüpdatet. Want waarom zou jij jouw kostbare tijd besteden aan onnodige en vaak saaie, handmatige handelingen? Jij bent toch al druk genoeg? Ook is de beveiliging van Excel niet altijd waterdicht en kunnen collega’s of derden partijen misschien wel ongemerkt bij je bestanden. Het is dus niet alléén maar een tijdvreter.
4. Geen inzicht in opdrachtbevestigingen
Verstuurt het secretariaat voor jou de opdrachtbevestigingen per post of e-mail naar klanten? Misschien wordt het dan eens tijd voor verandering. Want dit lijkt misschien efficiënt, omdat je deze taak uit handen geeft. Maar op deze manier is er geen aangewezen plek om de status van een opdracht te beheren.
Daardoor is het vaak onduidelijk hoe het ervoor staat met zo’n opdrachtbevestiging. Jij weet niet of jouw klant al heeft gereageerd en of je aan de slag kunt. Het secretariaat weet niet of ze een herinnering moeten sturen en bij de klant is precies dit ene mailtje aan de aandacht ontsnapt. Dat moet simpeler kunnen, toch?
5. Handmatig btw-aangiftes doen
Voor iedere klant de btw-aangifte doen op de traditionele manier. Data overtikken vanuit je boekhoud- naar je aangiftepakket, klanten betalingen laten uitvoeren via het klantportaal en appjes en mailtjes sturen ter herinnering. Het kan, maar dit is vast niet de leukste taak op jouw agenda. Het duurt lang, soms té lang. Jij zit er bovenop, want op deze manier riskeer jij een naheffingsaanslag. Dat wil je natuurlijk het liefst voorkomen. Hoe je dat doet? Dat lees je in ons artikel over dé tools voor de moderne accountant!
De beste tools voor de moderne accountant
Herken jij deze signalen? Dan zit daar het tijdslek in jouw kantoor. En natuurlijk wil jij nu weten met welke tools je dit oplost. Daarom zetten wij in het volgende artikel de beste tools voor de moderne accountant op een rij! Zo bespaar je tijd én bereid je je je voor op de toekomst. Lees hier ons blog: De beste tools voor de moderne accountant.
