Het delen van documenten, dat kan iedereen. Maar het veilig delen van documenten, dat is een heel andere tak van sport! Weet jij wat jouw kantoor nodig heeft om veilig documenten en gegevens te delen met klanten? Wat daarbij komt kijken en vooral wat de valkuilen zijn? We zetten het voor je op een rij en delen een paar handige tips zodat ook jij in 2023 veilig documenten deelt. Lees snel verder!
Het uitwisselen van data
Als accountant werk je met veel verschillende documenten zoals aangiftes, jaarrekeningen, notulen, salarisgegevens, contracten en nog veel meer. Al deze documenten deel je met jouw collega’s en met externen zoals de klant. Je hebt hier vast een systeem voor: misschien zet je alle notulen wel op de mail, terwijl alle gevoelige persoonsgegevens op de server blijven staan. Of komt er stiekem ook nog wel eens een USB-stick bij kijken?
Hoe je deze bestanden ook deelt, veiligheid is hierbij cruciaal. Toch is dat niet altijd zo vanzelfsprekend als we denken.
De valkuilen van gegevens delen
Er zijn meerdere valkuilen wanneer het aankomt op het veilig uitwisselen van gegevens. We zetten de belangrijkste voor je op een rij:
Mismatch in systemen
Een mismatch in systemen is de grootste valkuil in het uitwisselen van bestanden. Lever jij data aan via verschillende wegen? Dan bestaat de kans dat deze systemen niet goed op elkaar aansluiten. Hierdoor ontstaan veiligheidsrisico’s en beperkingen. Want wat gebeurt er als door zo’n mismatch het bestand niet aankomt, of het formaat niet wordt ondersteund?
Microsoft 365
Microsoft 365 is een handig pakket om samen met collega’s in bestanden te werken, of deze bestanden en zelfs mappen veilig te delen met de klant. Maar weet jij wel wie er allemaal toegang heeft tot jouw bestanden? Hoe lang ze hierbij kunnen? En of ze alleen bewerkingen kunnen voorstellen, of ook doorvoeren?
Benieuwd hoe je dit inzichtelijk maakt? Lees dan snel verder voor onze tip over werken in de cloud.
De wirwar van AVG-regels
Sinds de invoering van de AVG-regels is een hoop onduidelijkheid. Zelfs de Autoriteit Persoonsgegevens heeft niet altijd een eenduidig antwoord op vragen. Probeer je een antwoord te vinden op Google? Dan is de kans groot dat het alleen nog maar onduidelijker wordt. Houd daarom als vuistregel aan: deel nooit onbeveiligd persoonlijke gegevens en zet deze nooit openbaar (denk hierbij ook aan foto’s, namen en mailadressen).
E-mails versleutelen
Versleutel jij e-mails? Dan zette je al een stap in de goede richting. Maar wist jij dat ook een versleutelde e-mail niet altijd veilig is? Zo’n mail wordt namelijk standaard weer ontsleuteld bij aankomst – ongeacht bij wie deze binnenkomt. Maakte jij dus een typefout in het mailadres? Dan krijgt deze persoon alsnog jouw gevoelige informatie binnen. Deze problemen los je op door je mails vergaand te versleutelen met een tool als Cryptshare.
Veilig te werk in 2023
Het delen van informatie kan dus op een hoop manieren fout gaan. Maar hoe doe je dit dan wél goed? Wij zetten de meest handige tips op een rij, zodat jij in 2023 veilig aan de slag gaat!
Werken in de cloud
Werken in de cloud is een handige manier om samen met jouw collega’s dezelfde bestanden te beheren. Het scheelt een hoop tijd én helpt bij versiebeheer van jouw documenten. Werk jij met Microsoft 365? Dan pak je ook het delen van bestanden met klanten veilig aan. Dit doe je door specifieke toegang voor een document toe te wijzen aan de juiste persoon. Ook kun je een verloopperiode aangeven voor deze bevoegdheid, waarna de klant er niet meer bij kan.
Daarnaast is het werken in de cloud handig omdat je: 1) complete mappen deelt met klanten, 2) je eenvoudig grote bestanden deelt, 3) realtime bewerkingen van collega’s ziet én 4) altijd inzicht hebt in het gebruik van de bestanden. Leest jouw collega bijvoorbeeld op zijn vrije avond wat klantgegevens? Dan zie jij dit terug in de geschiedenis.
Citrix Sharefile
Als accountant krijg je veel verschillende soorten documenten doorgestuurd van klanten. Het liefst zet je deze zo snel mogelijk en via zo min mogelijk tussenstappen op de beveiligde plek. Een handige tool om dit te realiseren is Citrix Sharefile. Via deze software krijgt jouw klant een uploadlink, waar hij of zij op klikt om zo zijn documenten in één keer in de juiste map te plaatsen.
De oplossingen van Hix
Natuurlijk kunnen onze eigen oplossingen niet in de lijst ontbreken. Ben jij op zoek naar een tool waarmee je automatisch mails naar klanten stuurt over belastingaangiftes of andere type documenten? En waarmee klanten via één klik op de knop betalen via iDEAL? Kijk dan eens naar Hix Docs.
Wil jij vraagposten direct naar de klant sturen, vanuit ieder boekhoudpakket? Dan is Hix Questions dé oplossing voor jou. En wist je dat je met Hix Login veilig inlogt in al jouw systemen? Deze tool koppelt zelfs met meer dan duizend bedrijfsapplicaties.
Nieuwsgierig naar deze handige tools? Neem dan eens een kijkje op deze pagina of kijk ons webinar terug.
