Hoe Holl & Gort van papier naar digitaal ging
Holl & Gort bestaat al meer dan 100 jaar. Toen de receptioniste die alle aangiften uitprintte en verstuurde met pensioen ging, moest het anders. “Dan moet je gaan zoeken: hoe gaan we dat oplossen?”
Op bezoek bij Holl & Gort
Wie is Holl & Gort?
Holl & Gort is een accountants- en belastingadvieskantoor voor het MKB in Enschede. Het kantoor is in 1924 opgericht en zit sindsdien in Enschede.
“We hebben een mooie groei doorgemaakt, van 15 mensen naar zo’n 35 mensen. En Hix heeft ons daar zeker bij geholpen,” vertelt partner Erik van Oosterwijk.
Het kantoor helpt ondernemers met accountancy, fiscaliteit, personeel & salaris, bedrijfsopvolging en consultancy. Ze werken persoonlijk, hands-on en met korte lijnen.
Wat was het probleem?
Aangiften gingen per post. Eerst uitprinten op blanco papier. Dan printte de receptioniste ze opnieuw op Holl & Gort-briefpapier. Daarna gingen ze naar de klant, die tekende en terugstuurde. Pas dan volgde de indiening bij de Belastingdienst.
“Dat kost gewoon heel veel tijd. En je verliest het ook sneller uit het oog. Digitaal is het gewoon beter te traceren.”
Toen de receptioniste met pensioen ging, viel dat hele proces weg. Het was het moment om het anders te doen.
"We waren bezig het kantoor te vernieuwen. Daar horen ook vernieuwende werkprocessen bij."
Erik van Oosterwijk, partner Holl & Gort
De oplossingen van Hix
-
Hix Login: één centrale plek voor alle applicaties en wachtwoorden.
- Hix Docs – Documenten en aangiftes automatisch en veilig naar klanten sturen via e-mail. Klanten ontvangen alles overzichtelijk, zonder portaal of extra inlog, en betalen direct via iDEAL.
- Hix Signing – Rechtsgeldige digitale ondertekening via e-mail. Klanten ondertekenen met één klik, zonder printen, scannen of inloggen op een portaal.
De overstap ging soepel. Belastingadviseur Judith Voogsgeerd legde het team uit hoe alles werkt.
Het resultaat
De stapels papier zijn verdwenen. Documenten gaan via Hix naar de klant, die ze direct accordeert. Binnen een dag is het geregeld.
Ook klanten merken het verschil. “Klanten zijn er heel tevreden mee. Het gaat snel, het is overzichtelijk en ze kunnen het nazoeken. Dat ze niet meer langs hoeven te komen, wordt gewoon gewaardeerd.”
Intern loopt het ook beter: “Het is een stuk efficiënter qua terugvinden van klanten en qua opslag.”
De volgende stap staat al klaar. Judith wil dat klanten ook zelf stukken kunnen uploaden, zodat ze niets meer hoeven te mailen of langs te brengen. Dat kan met Hix Questions. Holl & Gort gaat kijken of dit wat voor hen is.
"De stapels papier zijn eigenlijk verdwenen. Binnen de dag heb je het geregeld."
Belastingadviseur, Judith Voogsgeerd