Met slimme software zorgen dat alles “op het juiste moment vanzelf langskomt”.
Administratiekantoor BOUFFANTES zocht structuur in de communicatie met klanten om het opvragen van stukken veiliger en efficiënter te maken. Door de inzet van Hix staan alle openstaande acties nu centraal en worden klanten automatisch herinnerd aan wat ze moeten aanleveren.
Marcel Das ziet dat het proces hierdoor voor klanten “logisch en rustig” voelt, omdat alles op het juiste moment vanzelf langskomt. Het resultaat is een gestroomlijnd proces zonder handmatig najagen, dat wordt beoordeeld met een rapportcijfer 8.
De vraag: centraal overzicht
Stukken opvragen en documenten laten accorderen verliep bij BOUFFANTES onrustig. Informatie kwam binnen via losse kanalen. Overzicht ontbrak.
De wens was helder: alle informatie op één centrale plek. Voor aangiftes én vragenlijsten. En met hogere veiligheid als harde eis.
Klanten moeten veilig kunnen inloggen via hun eigen werkomgeving, met Single Sign-On.
BOUFFANTES werkt al volledig digitaal. Marcel Das en zijn team van drie FTE gebruiken moderne tools zoals Nextens, Visionplanner en Office365. De interne processen stonden stevig. Maar één schakel bleef achter: de communicatie met de klant.
Het resultaat
“Wij gebruiken Hix dagelijks. Het zorgt er ook voor dat we veilig communiceren met klanten en dat we weten welke vragen er open staan.”
De oplossing in de praktijk
Het kantoor zet Hix in om de uitvraag van gegevens (de vraagposten) te stroomlijnen.
- Proces: Alle openstaande acties voor de klant worden op één centrale plek aangeboden.
- Opvolging: Het systeem verstuurt automatisch wekelijkse herinneringen voor openstaande punten. Dit neemt het handmatige njaagwerk weg bij het team van Marcel. Zij kunnen zich hierdoor focussen op advisering.
- Toegang: Klanten loggen in via een beveiligde link of hun eigen Microsoft-account. Dit maakt het proces veiliger én laagdrempeliger.
Ervaringen tijdens het traject
De overgang naar deze nieuwe werkwijze vroeg in de startfase om extra aandacht. Uit de evaluatie bleek dat de uitleg over het inloggen via SSO voor sommige eindgebruikers even wennen was.
We hebben tijdens de onboarding één op één meegekeken en de ondersteuning van Hix ingeschakeld. Dit heeft het proces voor de klanten verduidelijkt en alles loopt nu soepel.
Meer cases
Ook werken met Hix?
Toe aan een werkwijze die "logisch en rustig" voelt? Wil je net als Marcel af van het handmatig najagen van stukken? Probeer het zelf of laten we kennismaken.