Hoe FACET hun klantcommunicatie digitaliseert
FACET liep al jaren voorop in digitalisering. Maar de samenwerking met klanten, van inloggen tot documenten delen tot ondertekenen, kan altijd beter. “Wij dachten: dat kan anders.”
Op bezoek bij FACET Accountants
Wie is FACET?
FACET Accountants is een ambitieus accountants- en advieskantoor in Capelle aan den IJssel met een Rotterdamse mentaliteit. Vanuit hun kantoor bedienen ze MKB-ondernemers op het gebied van accountancy, audit, tax, legal en personeelsdiensten.
Wat het kantoor onderscheidt is hun kijk op data en digitalisering. “Op onze audit afdeling werken we al zo’n 8 à 9 jaar met data en bestanden voor klanten.” vertelt Arnoud. “Daar zit de oorsprong van het data-minded denken binnen onze club.”
Arnoud Brouwer is partner, accountant en relatiebeheerder. Hij werkt sinds 1997 bij FACET en is sinds september 2020 partner.
Aan de andere kant van het kantoor zit Jelle van den Hooven, assistent accountant. Hij stelt jaarrekeningen samen, adviseert klanten en verwerkt boekhoudingen.
Wat was het probleem?
Intern draaide bij FACET alles al digitaal. Maar op één punt haperde het precies bij de klant.
De communicatie met klanten verliep via losse kanalen. Documenten gingen heen en weer via mail. Klanten moesten inloggen op portalen. En voor het ondertekenen moest alles worden uitgeprint, ondertekend en teruggestuurd.
“Wij dachten: dat kan anders. Dat kan beter voor ons. En beter voor de klant.”
"Drie jaar geleden kwamen we achter meer producten vanuit Hix en onze behoefte ontstond om het verder te professionaliseren."
Arnoud Brouwer, partner FACET Accountants
De oplossingen van Hix
FACET werkte al jaren met Hix Login, de Single Sign-On waarmee het hele team met één login toegang heeft tot alle applicaties. Vanuit die vertrouwde basis breidde de samenwerking zich drie jaar geleden uit.
- Hix Docs – Documenten en aangiftes automatisch en veilig naar klanten sturen via e-mail. Klanten ontvangen alles overzichtelijk, zonder portaal of extra inlog, en betalen direct via iDEAL.
- Hix Signing – Rechtsgeldige digitale ondertekening via e-mail. Klanten ondertekenen met één klik, zonder printen, scannen of inloggen op een portaal.
“We hebben een hele transitie doorgemaakt van SecureLogin naar Hix met allerlei nieuwe modules. En jullie zijn daar gewoon in meegegroeid,” vat Arjan van Hix samen. Arnoud beaamt dat volmondig: “De lijnen zijn kort. We kunnen direct met de programmeur schakelen. Dat geeft ons een goed gevoel.”
Het resultaat
Voor het team van FACET betekent het minder handmatig werk en meer overzicht in de dagelijkse operatie. Voor collega’s als Jelle, die dagelijks jaarrekeningen samenstelt en boekhoudingen verwerkt, betekent dat minder tijd kwijt aan administratieve handelingen en meer ruimte voor het inhoudelijke werk.
Voor de klant betekent het geen gedoe meer. Geen portalen, geen losse mails, geen papier. Waar het proces vroeger gemiddeld 7 tot 14 dagen kon duren, is de doorlooptijd nu met ruim 70% gedaald.
“Dat handmatig ondertekenen, terugsturen, inscannen, daar ging gewoon heel veel tijd overheen. En het liep ook niet lekker bij de klant.”
"Gisteren stuurde ik een document naar een klant. Had ik hem binnen 2 minuten terug."
Jelle van den Hooven - accountant bij FACET