Hix publiceert regelmatig een nieuwe versie van haar applicatie. Hieronder een overzicht van de nieuwe functionaliteiten die in de afgelopen weken zijn toegevoegd
Hix Login
Nieuwe widgets:
- LegalSign
- Back-it 365
- Microsoft-account
- Webex Admin
- Webex Web
- Admin Microsoft
- MLE Webclient
- Keepass
- Newbase MKB software
- MOCUitgevers
- Acumulus
- Powerall
- Clockwise
- Lyanthe
- Chatgpt
- Simplex AppStore
- E-cert
- Time On
- DigiCert
- Ondernemingsradar
- FINC
- Salar werkgeversportaal
- Onboardingapp
- Certcentral
- RVO
- Eneco Zakelijk
- JPkoffie
- Orderbuddy
- Brother on your side
- Reveal- Verzion connect
- Datafiber
- Webservice
- JivoChat
- Webmail
- Kubus PWA
- onsDoenpensioen ASR
- InsuranceBrydge
- Kenter klantportaal
- Meetdata
- Optix Finance & BI
2FA koppelingen:
- Back-it 365
- Loket.nl
Hix Algemeen
Bedrijven koppelen aan de groepen door een CRM-services
Sinds kort heb je in de CRM services een nieuwe instelling. Deze instelling zorgt ervoor dat bedrijven die worden aangemaakt in het CRM systeem automatisch in je Hix omgeving worden toegevoegd aan bepaalde groepen. In de service staat nu een instelling die heet ‘Groepen om bedrijven mee te synchroniseren’. Hier kan je aangeven in welke groep alle nieuwe bedrijven mogen komen. Dan hoef je dit niet meer handmatig op te volgen.
Pagina voor de algemene instellingen
We hebben de pagina met de algemene instellingen aangepast. Waardoor je nu voor elk onderdeel een pagina hebt waar je de instellingen kan opslaan. Dit hebben we aangepast omdat wij steeds meer instellingen toevoegen om het programma te optimaliseren en hierdoor werd deze pagina erg onoverzichtelijk. Nu is er een duidelijk overzicht van waar je allemaal instellingen voor hebt en als je daarop klikt zie je wat je precies kan instellen.
Hix Docs
Documenten bij taken
Bij het aanmaken of aanpassen van taken is het nu mogelijk om een maximumaantal van 6 documenten toe te voegen. Dit maakt het iets makkelijker om grote taken met veel bestanden door te sturen naar de klant om bijvoorbeeld te laten ondertekenen of accorderen.
Instellen van een SharePoint locatie
In SharePoint kan er een lang pad ontstaan wat een document moet volgen om in de juiste map terecht te komen. Vaak zijn deze paden voor een groot gedeelte hetzelfde. Deze eerste keuzes kan je nu als beheerder vastzetten in je SharePoint service. Zo hoeft een gebruiker niet eerst alle voorafgaande mappen te selecteren en zo kan je ervoor zorgen dat er minder fouten worden gemaakt.
Installeren van een tijd voor automatisch verzonden taken
Het is mogelijk om taken automatisch te laten verzenden naar je klanten. Voorheen kon je hier zelf niet instellen op welke dagen en tussen welke tijden deze verzonden worden. De taken werden direct verstuurd naar de klant als het systeem de taak binnen kreeg. Hierdoor gebeurde het wel eens dat de klanten een taak email kregen om 3 uur in de nacht. Dit is niet altijd handig. Daarom kan je nu in de ‘algemene instellingen’ kiezen voor de kop ‘Tijdslot automatisch verzenden’ hier kan je niet alleen de tijd invullen maar ook de dagen. Bijvoorbeeld dat taken op maandag tot donderdag van 8:30 tot 18:00 verzonden mogen worden, op vrijdag van 9:00 tot 16:00 en in het weekend niet. Hierdoor kan je dus zelf bepalen wanneer de taken binnen komen bij de klantgebruikers.
Taken afwijzen door collega gebruikers
Documenten kunnen niet alleen ondertekend worden door klanten maar ook door collega’s. Voorheen was het niet mogelijk om een taak af te wijzen door een collega. Hierin kon je dus nooit aangeven of de taak niet correct was of dat er nog iets gewijzigd moest worden. Deze keuze is nu wel mogelijk. Net zoals de klantgebruikers mogen ook collega’s de taken afwijzen.
Taken niet versturen naar de klant
Het versturen van aangiftes naar de belastingdienst of publicatiestukken naar de KvK moesten eerst altijd naar de klant gestuurd worden. Je kon hier kiezen tussen goedkeuren en informeren, maar het was niet mogelijk om de klant over te slaan en alsnog het document of de aangifte te deponeren. Hiervoor hebben wij nu een speciale instelling gemaakt. Bij de algemene instellingen heb je nu een kopje dat heet ‘Gebruikersvoorkeuren klant overslaan’. Hiermee kan je aangeven wat voor taken er verstuurd mogen worden buiten de gebruikelijke instellingen om. Let wel goed op dat als deze instelling aan staat en een collega gebruiker verstuurd de aangifte zonder de klant aan te vinken, de aangifte direct verzonden wordt naar de Belastingdienst. Je kan deze instelling natuurlijk ook weer uitzetten als het niet meer van belang is.
Standaard placeholders titel instellen
Bij het laten ondertekenen van documenten heb je verschillende invulvakken die je kan kiezen. De benamingen van de invulvakken zijn standaard ingevuld door het systeem maar je kan dit op 2 manieren aanpassen. Dit kan je aanpassen als beheerder en als gebruiker. Als beheerder kan je deze instellingen als standaard instellen. Hiermee bedoelen we dat je automatisch de naam van een klant kan laten verschijnen als de naam van het invulvak. Hoe dit precies werkt lees je hier.
Notificatie voor ongekoppelde bestanden
Ongekoppelde bestanden is een onderdeel waarbij bestanden binnenkomen uit een ander pakket die binnen Hix niet automatisch gekoppeld kon worden aan een bedrijf. Hier staan bijvoorbeeld btw-aangiftes waarbij het btw-nummer nog niet bekend is binnen Hix. Deze bestanden kan je vinden in je gebruikersportaal bij Hix Docs onder de geavanceerde acties. Daar heb je het onderdeel bestanden koppelen. Omdat deze documenten niet in heel makkelijk zichtbaar zijn hebben wij daar sinds kort een notificatie voor gemaakt die je aan kan zetten wanneer er een ongekoppeld bestand binnenkomt. Deze notificatie kan je aanzetten in het beheerdersportaal bij services onder algemene instellingen. Daar staat een kopje ‘Notificaties over taken’. Hier kan je aangeven wie hier een notificatie van mag ontvangen.
Dossier instellingen
Het dossier is alleen toegankelijk voor klantgebruikers die toegang hebben tot het portaal. De gebruikers kunnen de dossiers zien van alle bedrijven waar zij aan zijn gekoppeld. Binnen de dossiers kan je mappen aanmaken. Voorheen konden klantgebruikers alleen de documenten zien waar zij in eerste instantie al aan gekoppeld waren. Hiermee bedoelen we dat de taken waar deze documenten aan verbonden waren gestuurd zijn ter akkoord of voor informatie naar deze klant. Deze documenten kunnen zij dan terugzien in het dossier. Wat we nu hebben gemaakt is, dat er per map ingesteld kan woorden welke gebruikers deze mogen zien in hun dossier. Hierdoor kan je makkelijk nieuwe gebruikers toegang geven tot bepaalde documenten of juist zorgen dat gebruikers deze mappen niet meer zien. Hoe dit precies werkt vind je hier.
Hix Questions
Reageren op een vraag als collega zonder de taak opnieuw te openen
Voorheen was het niet mogelijk om een interne opmerking te plaatsen bij een vraag zonder te taak te heropenen. Wanneer een vraag wordt heropend krijgt de klant hier een notificatie van. Hierdoor werd het lastig om interne opmerkingen te plaatsen zonder dat de klant dit hoefde te zien. Nu kan je er dus voor kiezen om een reactie te geven op een vraag zonder deze compleet te heropenen.
Meerdere documenten en een reactie geven op vragen
Ook is het nu mogelijk om meerdere documenten toe te voegen aan een vraag. Selecteer de bestanden die je wilt toevoegen, tot een max van 5 documenten, en upload ze in de vraagposten module. Naast de mogelijkheid om meerdere documenten toe te voegen kan je nu ook een reactie en een document toevoegen. Hierdoor kunnen klanten nu makkelijk een document sturen en bijvoorbeeld een uitleg over het gevraagde document. Dit was voorheen nog niet mogelijk.
Vragen stellen op de ‘Kas’ pagina in Boekhoudgemak
In het pakket Boekhoudgemak is het nu ook mogelijk om op de pagina ‘Kas’ vragen aan te maken voor je klanten. Deze vragen zullen zoals je gewend bent dan gewoon verschijnen in Hix vanuit hier kan je weer verder werken met deze vragen.
Documenten toevoegen aan vragen door collega’s
Je kan met Hix vragen stellen vanuit andere pakketten. Dit maakt het makkelijker om vragen te stellen aan de klanten. Naast het versturen van vragen vanuit andere pakketten is het ook mogelijk om aan elke vraag een document te koppelen. Dus nu kan je voor elke vraag ook een document opsturen naar de klant vanuit een ander pakket.
Vragen stellen door klantgebruikers
Klantgebruikers hebben nu de mogelijkheid om vragen te stellen zonder dat daar voorafgaand een vraag is gesteld door een collega gebruiker. Dit kan op 2 manieren. Wanneer er een vraag is gestuurd naar de klant gebruiker loggen zij in op het vragen portaal. Daar is nu een knop aan toegevoegd met ‘vraag stellen’. Zo kunnen zij een nieuwe vraag aanmaken en versturen naar de collega gebruiker. Ook kunnen klantgebruikers via de File Upload link nu een vraag sturen naar de collega gebruiker die gekoppeld staat aan deze klant. Hoe dit precies werkt lees je hier.
Hix Signing
Ondertekenkenmerk
Aan alle met Hix ondertekende documenten is er een stempel onderaan elke pagina toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat er ten alle tijden getraceerd kan worden waar een ondertekende pagina vandaan komt. Dit zorgt ervoor dat je documenten veiliger zijn omdat er altijd terug gevonden kan worden waar dit document vandaan komt. De stempel is onderverdeeld in bepaalde gegevens. Wat daar precies staat kan je hier lezen.
Zoeken van een ondertekenaar
In Hix kan je documenten laten ondertekenen door meerdere personen. Er kan ondertekend worden door een klant gebruiker, collega gebruiker en een eenmalige ondertekenaar. Aangezien er heel veel gebruikers aan een bedrijf koppelt kunnen zijn hebben we nu een zoekfunctie gemaakt in het koppelen van de gebruiker aan een in te vullen onderteken veld. Je kan nu in het veld waar de gebruiker moet komen te staan, de naam typen van de gebruiker en dan een keuze maken uit de gegeven opties.
