Hoe zorg je dat jouw collega’s en jij klantgegevens op een slimme en veilige manier delen? Dat lees je in dit artikel! Want wees eens eerlijk: zet jij privacygevoelige documenten vaak even op de mail naar een klant? Wanneer dit gaat over een afspraak is dat snel en dus handig. Maar gaat het over documenten die klantgegevens of financiële gegevens bevatten, dan is dit een gevaarlijke gewoonte.
Wanneer je deze klantgegevens deelt via een slecht beveiligde omgeving als e-mail zijn deze gevoelige gegevens namelijk een doelwit voor cybercriminelen. Daarnaast kun je een AVG-boete krijgen wanneer je (per ongeluk) gevoelige klantgegevens lekt. Dát wil je voorkomen! Hoe? Dat lees je in dit artikel.
Onbeveiligd en onhandig
Natuurlijk, iedere accountant stuurt wel eens een mailtje naar een klant. Dat is ook helemaal niet erg, mits daar geen vertrouwelijke informatie in staat. Helaas gebeurt dit tóch. Zo e-mailen sommigen bijvoorbeeld gevoelige klantgegevens of aangiftes, jaarrekeningen, contracten en kopieën van identiteitsbewijzen naar klanten of collega’s. Op die manier zijn jouw mailtjes aantrekkelijk voor cybercriminelen en fraudeurs én ligt straks jouw vertrouwelijke informatie open op straat.
Maar niet alleen is het sturen van gegevens per mail onveilig. Het is bovenal gewoon erg onpraktisch. Want: wanneer je continu documenten downloadt, verstuurt, aanpast en terugstuurt, dan staat jouw harde schijf na een week vol met “Document X versie 1”, “Document X versie 2”, “Document X versie 2.2” en ga zo maar door. Hoe weet je dan welk document uiteindelijk de juiste is? Hoe weet je zeker dat de opgeslagen gegevens in je systemen de juiste zijn en welke gegevens al bekend zijn bij jouw collega’s?
Hix helpt
Herken jij deze problemen rond het (veilig) delen van klantgegevens? Dan hebben we goed nieuws: er is licht aan het einde van de tunnel. Want met de tools van Hix los jij al deze ongemakken (en meer) in één keer op.
Hix Questions
Gaat jouw communicatie momenteel versnipperd richting jouw klanten? De ene afdeling verzamelt gegevens en communiceert deze via de ene weg, de andere afdeling weer via een andere. Wij herkennen dit probleem.
Daarom ontwikkelden wij Hix Questions. Via deze handige tool verzamel je gegevens en communiceer jij dit op één manier naar je klant. Automatisch, wekelijks, per twee weken, óf handmatig: met onze tool kan het allemaal. Zo is het voor jouw klanten precies duidelijk welke vragen er nog open staan: moeten ze bijvoorbeeld nog missende facturen aanleveren?
Hix Docs
“Maar hoe deel je die gevoelige gegevens dan op een veilige manier?” vraag jij je nu af. Nou, daarvoor ontwikkelden we Hix Docs. Via deze module van Hix stuur je in een beveiligde omgeving jaarrekeningen, contracten én aangiftes heen en weer. Staat er een aangiften klaar voor de check en betaling via iDEAL? Jouw klanten zien in één oogopslag waar ze aan toe zijn.
Op deze manier kunnen cybercriminelen de informatie niet onderscheppen en zijn jouw gegevens en jouw klantgegevens veilig. En het mooiste is: onze modules werken naadloos samen. Zo verricht je nooit meer handmatig invoerwerk! Dat is niet alleen handig en veilig, maar bespaart je ook nog eens een hoop tijd.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Meer weten over onze modules en hoe jij ze in jouw kantoor implementeert?
Kijk dan ons webinar terug!
